對一個展來說，參展商關(guān)注的市場，最核心的是有一定目標數(shù)量的專業(yè)觀眾，展會設(shè)計中展覽會已經(jīng)不是簡單意義上的展示產(chǎn)品、推銷產(chǎn)品、購買商品的場所。現(xiàn)代展覽會已經(jīng)快速發(fā)展為交流和獲得信息的中心。參加展覽會是企業(yè)整個市場拓展工作的重要組成部分，應被列為全盤市場計劃之中。
在確定了參展目的后，選擇核實的展覽會是關(guān)鍵。
1、報展程序
選擇某個展覽后，與主辦單位取得聯(lián)系，對方會傳真或郵寄給您報展文件。這些文件應包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關(guān)服務(wù)、展館展位圖、參展人員手冊等。填好參展表格、返回給大會主辦者、并得以確認之后，您還要將全部或者部分展位費作為定金匯至主辦者，這樣您的展位便得到最后的確定。
2、費用預算
參展費用包括展位費、展位裝飾裝修費、展品運輸費、機票火車長途車費、市內(nèi)交通費、食宿費、必要的設(shè)備租賃費、廣告宣傳費、資料印刷費、禮品制作費、會議室租賃費等。做參展經(jīng)費預算時，還要加上總費用的１０％，作為不可預見費用的支出。
3、展臺位置
展臺的位置由主辦者全盤規(guī)劃，按照產(chǎn)品和服務(wù)的內(nèi)容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排展臺的位置，或者是以展位費的多少來區(qū)分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標出了哪些位置可供選擇。總之，越早將參展申請表格遞交給大會主辦者，越容易得到好的位置。
4、標準展臺
除國內(nèi)某些大型商品定貨會仍采用面積較小的展位外，通常展覽會的展位面積為9平方米（3米×3米），成為標準展臺。大會主辦負責標準展臺的搭建并提供展示所需要的基本設(shè)施，包括三面展墻，二個能固定在展墻上的射燈，一個展桌（長1米，寬50厘米，高80厘米）
二把椅子，地毯，220V 5A三項電源插座一個，以及刻寫眉板文字即貴公司的名稱。無特殊要求，眉板文字是您填寫在參展表格中的單位名稱。
展覽會的標準展位中，有一種特殊的位置--位于每行展位的頂端，是最多只有兩面展墻的展位，它有兩個邊甚至三個邊可以面對觀眾行走的通道，能更多接觸到參觀者。因此，如果您越早申請參展，您越有機會向大會主辦者尋求該種展位。
5、特裝修
超過四個或者四個以上的標準展位的面積時，您可以只預定光地面積，而自行策劃、特殊裝修。特裝修則可以根據(jù)公司產(chǎn)品特點、技術(shù)特點、市場定位、展覽期間的活動安排，做出別出心裁的獨特裝修。 展位的裝修 大會提供標準展位的搭建，展墻、桌椅都采用的防火材料，在做特裝修時要特別注意，如果采用的是木結(jié)構(gòu)的展架和裝飾物，應涂上防火材料。
6、家具
大多數(shù)參展商會有這樣的感受，就是一個資料桌不夠用。大會組織者、展覽場館以及展覽服務(wù)公司，可以提供桌、椅、柜子、沙發(fā)等家具的臨時租用服務(wù)。 水、電、煤氣 如果您在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、天然氣等，您一定要在參展申請表格中加以說明、特別強調(diào)，在收取一定的費用后，大會主辦者會安排、并可以提供這些服務(wù)。電話您可以申請在展覽期間租用電話線（國內(nèi)長途，和國際長途），但要提前向主辦單位提出，以免除不必要的加急費用。
7、物品保管
展覽期間，大會組織者對展會提供安全保障，展覽館出入口設(shè)有保安，大件展品的出入館都要登記。但目前我國展館尚缺少貴重物品保險柜租用存放服務(wù)。展覽期間人了人往，難免零亂，所以小件展品和貴重物品等應自己妥善保管。 如果是特裝修的展位，不要忽略了貯藏室的設(shè)計和搭建。貯藏室可以放置公司禮品、文件、和工作人員的衣服、隨身物品等。標準展位的參展工作人員則應隨身攜帶公文箱包，用于攜帶和臨時存放小件物品、錢財?shù)取?
8、包裝箱的存放
展覽開始之前，主辦者和展覽館管理者、展覽運輸服務(wù)公司會收走包裝紙箱、包裝木箱和材料，或者指定統(tǒng)一存放的倉庫，這是為展位整潔的需要，同時也是防火安全的要求。通常，展覽結(jié)束撤館時，包裝材料會退還或自行領(lǐng)走。
9、展品的運輸
大會主辦者會在"參展細則"里提供展品運輸?shù)奶嶝涁撠熑说男彰褪肇浀刂罚梢园创耍瑢⒄蛊诽崆斑\往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運輸代理，運輸代理提供門到展位到門的服務(wù)。
10、布展和撤展
大會組織者通常會給布展留出足夠的時間，大會展覽會的布展時間為３天以上，并且可以在正常工作時間之外加班施工。在大會最后一天，觀眾清場以后即可以開始撤展。
11、清潔服務(wù)
大會免費提供參觀者通道和其他公共場地的清潔衛(wèi)生，但展位內(nèi)的清潔通常由參展單位自行負責。
12、工作證
參展人員報導時，大會主辦者會提供參展工作證，一般一個標準展位提供２-３個工作證。工作證也是通行證，在整個布展、展覽和撤展期間有效。
13、入場券
大會主辦者視展位面積的多少分配給每個參展單位一定數(shù)量的展覽入場券甚至開幕。
