觀眾邀請工作的計(jì)劃包括資料收集與整理的時(shí)間安排、不同形式邀請廣告或函件的設(shè)計(jì)安排、發(fā)送邀請的時(shí)間、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等內(nèi)容。
控制成本 提前邀請
觀眾邀請工作一般需要與展覽會展位銷售工作同步，專業(yè)性展覽會尤其如此。專業(yè)性展覽會收集和整理專業(yè)觀眾的信息資料，工作量較大，需要較長時(shí)間，一般應(yīng)配備人員專門負(fù)責(zé)。其中，信息錄入電腦工作還須另行配備人手。
根據(jù)展覽會的性質(zhì)，在明確觀眾定位和邀請形式后，便可進(jìn)行邀請廣告或函件的設(shè)計(jì)工作。發(fā)送邀請的時(shí)間因展覽會性質(zhì)不同而有所區(qū)別。普通觀眾參觀的展覽會，一般在展覽會開幕前30天之內(nèi)發(fā)送邀請，或通過媒體發(fā)布展覽會信息，或針對特定人群發(fā)送門票。媒體發(fā)布展覽會信息的頻次，向特定人群發(fā)送門票的規(guī)模，既要根據(jù)需要，也要考慮成本的負(fù)擔(dān)。
專業(yè)觀眾參觀的展覽會，一般在展覽會開幕前50-60天之內(nèi)展開邀請工作。除通過媒體發(fā)布展覽會信息外，向?qū)I(yè)觀眾郵寄的邀請函集中于展覽會開幕前20天左右時(shí)間發(fā)出，一般每隔一周發(fā)一次，需要發(fā)送兩至三次。每次郵寄邀請函的內(nèi)容應(yīng)有所不同，如第一次可以是請柬式邀請函，第二次可以是告知展覽會配套活動具體日程邀請函，第三次可以是附有展位平面圖的邀請函。采用電子郵件方式邀請專業(yè)觀眾，一般需要安排三次以上的發(fā)送。其每次邀請內(nèi)容與郵寄邀請內(nèi)容相似。在邀請函的設(shè)計(jì)上應(yīng)注意體現(xiàn)電子郵件的特點(diǎn)。電子郵件邀請函的主題一定要明確，以免被互聯(lián)網(wǎng)的過濾軟件誤判為垃圾郵件。采用手機(jī)短訊方式邀請專業(yè)觀眾，多安排在展覽會開幕前一周和展覽會期間發(fā)送。一般需要安排三次以上的發(fā)送。手機(jī)短訊邀請的內(nèi)容應(yīng)簡明，一般控制在70個(gè)字左右。每次短訊邀請的內(nèi)容應(yīng)有所側(cè)重，邀請語言多為提示性質(zhì)，旨在提醒專業(yè)觀眾及時(shí)參觀展覽會。展覽會組織機(jī)構(gòu)采用電子郵件或手機(jī)短訊方式邀請專業(yè)觀眾，應(yīng)通過互聯(lián)網(wǎng)建立或電訊網(wǎng)絡(luò)建立群發(fā)的平臺。
善用媒體 有的放矢
邀請普通觀眾參觀展覽會，主要是通過傳媒發(fā)布展覽會的信息，從而達(dá)到告知普通觀眾的目的。
除報(bào)紙、電臺、電視臺、網(wǎng)站等大眾媒體外，通過展覽會所在城市的其它媒體發(fā)布廣告，如公共汽車車體、樓宇電視、戶外路牌、建筑物戶外廣告牌等，也是告知普通觀眾的方式。還有通過發(fā)送展覽會門票的方式傳播信息的。
邀請普通觀眾的信息，主要是告知展覽會的展品范圍及特點(diǎn)、展覽地點(diǎn)和時(shí)間等內(nèi)容。發(fā)布信息的時(shí)間一般安排在展覽會開幕前一周之內(nèi)，甚至包括展出期間。一般而言，廣告投入較多、發(fā)布信息較密集、廣告和新聞宣傳互相配合較好的展覽會，對觀眾影響較大，邀請效果較好。
由于展覽會的題材不同，所針對的觀眾各不相同，選擇發(fā)布信息的媒體和方式也不相同。如主要針對中老年人和婦女觀眾的日常生活消費(fèi)品展覽會，一般選擇都市類報(bào)紙(如展覽會在上海，會選擇《新民晚報(bào)》;在北京，會選擇《北京晚報(bào)》、《新京報(bào)》)或廣播電臺;如主要針對中產(chǎn)階層人士和中青年人群中的白領(lǐng)人士的精致生活消費(fèi)品展覽會，可選擇有影響的門戶網(wǎng)站，還可依托一些相關(guān)的俱樂部或聯(lián)誼會等團(tuán)體發(fā)送門票;如主要針對高消費(fèi)人群的高端生活用品、奢侈用品展覽會，在選擇與其定位相匹配媒體發(fā)布信息的同時(shí)，還需要積累觀眾個(gè)人的信息資料，以便采取郵寄專函或發(fā)送手機(jī)短訊、網(wǎng)絡(luò)信函的方式邀請。
展覽會邀請專業(yè)觀眾的途徑有六：一是，通過媒體發(fā)布展覽會信息;二是，通過電話邀請;三是，通過郵寄邀請函;四是，通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送邀請函;五是，通過手機(jī)發(fā)送邀請短訊;六是，通過參展客商邀請他們的用戶。其中，電話、郵寄信函、手機(jī)短訊是主要途徑。
邀請專業(yè)觀眾的媒體，主要是與展覽會題材相關(guān)的專業(yè)媒體，即行業(yè)性或?qū)I(yè)性的雜志、報(bào)紙或網(wǎng)站。目前，通過網(wǎng)站發(fā)布信息的展覽會，呈明顯上升趨勢。通過媒體邀請專業(yè)觀眾的優(yōu)點(diǎn)是：信息容量較大，信息存留時(shí)間長，可對展覽會進(jìn)行深度宣傳，展覽會信息和媒體信息可產(chǎn)生互動作用。在操作上，對選擇的媒體及其發(fā)布內(nèi)容、形式和時(shí)間等方面，均需早作策劃，包括用展位和媒體互換廣告的洽商。
電話邀請是最有效的形式。因可通過語言溝通，知道對方是否前來參觀;即便對方不愿意來，也可了解原因。郵寄信函邀請專業(yè)觀眾，仍然是多數(shù)展覽會采取的方式。其需要展覽會組織機(jī)構(gòu)掌握較為豐富的專業(yè)觀眾信息資源。其優(yōu)點(diǎn)是較為正式和禮貌，令收信人印象深刻，但郵寄信函的費(fèi)用較高
每年定期舉辦的展覽會，需及時(shí)評估上屆展覽會邀請觀眾的效果，如認(rèn)為存在問題，則應(yīng)在新一接展覽會發(fā)布信息時(shí)進(jìn)行調(diào)整
