如果財(cái)務(wù)安排得當(dāng)，不僅將起到增加收益、提高效益的作用，而且能使管理者了解收入來源及用處。了解收入來源的比例，貫穿于會展項(xiàng)目的始終，從最初的預(yù)算、中期的控制到最后的結(jié)算都非常重要，因此會展項(xiàng)目中的財(cái)務(wù)管理就成為重中之重，其主要的職能是財(cái)務(wù)決策、財(cái)務(wù)計(jì)劃和財(cái)務(wù)控制。
建立優(yōu)良的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，使會展項(xiàng)目經(jīng)理能夠控制財(cái)務(wù)狀況，了解現(xiàn)金流與活動目的和目標(biāo)的關(guān)系；把握資金的來源和去向；確定各個子項(xiàng)目的收入和支持百分比；控制支出的規(guī)模；確定增加收入、減少支出的可能性，能保證總目標(biāo)的費(fèi)用分配決策等都大有益處。
一、制定財(cái)務(wù)目標(biāo)
財(cái)務(wù)目標(biāo)是財(cái)務(wù)管理的前提。財(cái)務(wù)目標(biāo)必須與公司和項(xiàng)目的總體目標(biāo)相一致。有時候，會展公司的目標(biāo)不是為了盈利，比如宣傳性的會展，主要是為了擴(kuò)大公司聲譽(yù)，加強(qiáng)與客戶的聯(lián)系或者調(diào)研等，則該項(xiàng)目的開支由公司內(nèi)部的相關(guān)部門承擔(dān)。若會展項(xiàng)目的核心財(cái)務(wù)目標(biāo)是為了獲利，那么制定財(cái)務(wù)目標(biāo)就是必須的，而且是非常重要的工作。
一般說來，會展項(xiàng)目的預(yù)期利潤至少由三個因素決定：一是歷史經(jīng)驗(yàn)，即去年這個項(xiàng)目的盈利情況；二是流動資金，這是項(xiàng)目預(yù)算的絕大部分；三是預(yù)期利潤率，是指做預(yù)算時預(yù)期利潤與投入資金的比率。無論一個會展項(xiàng)目是以商譽(yù)為目標(biāo)還是以贏利為目標(biāo)，其目標(biāo)統(tǒng)稱為投資收益（ROI）或稱項(xiàng)目價值。
二、制定預(yù)算
預(yù)算是會展項(xiàng)目經(jīng)理必須認(rèn)真策劃的一項(xiàng)行動計(jì)劃，是協(xié)助實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)目標(biāo)的重要工具。我們可以把預(yù)算看做是地圖，它會引導(dǎo)公司到達(dá)所尋求的目標(biāo)。但是為了達(dá)到這個目標(biāo)，必須做到有計(jì)劃、有步驟且時時更新信息。會展財(cái)務(wù)中最具挑戰(zhàn)性的部分就是編制預(yù)算，因?yàn)檎麄€預(yù)算編制程序一般只是在有限的信息和假設(shè)的基礎(chǔ)上展開的。為了完成預(yù)算的編制工作，只能根據(jù)假設(shè)作出推斷。
三、預(yù)算的執(zhí)行與控制
執(zhí)行預(yù)算需要由各級授權(quán)才可以進(jìn)行簽單和獲得收入。編制預(yù)算時就應(yīng)該得到各級審批，這樣付款時才不會遇到麻煩。預(yù)算必須適用于當(dāng)前情況：應(yīng)記錄下所有已經(jīng)收到的收益和已付費(fèi)用。在預(yù)算執(zhí)行過程中有兩種記賬方法：現(xiàn)金記賬法和權(quán)責(zé)發(fā)生制記賬法。
物流管理
現(xiàn)代會展集聚了客流、物流和信息流。一個成功的會展活動，場外物流配送應(yīng)該對場內(nèi)的交流作出瞬時反應(yīng)。眾多的研究和實(shí)踐表明，較高的物流效率水平是形成會展企業(yè)核心競爭力優(yōu)勢的重要因素。
會展的組織管理者能否與參展企業(yè)進(jìn)行良好的合作，并使自己和參展企業(yè)消耗最低的運(yùn)營成本，完成商品物資的時空轉(zhuǎn)移以及設(shè)備的正常運(yùn)行，從而發(fā)揮出最佳的的營運(yùn)效率，將直接影響到整個會展的成敗。因此，物流管理對于會展企業(yè)進(jìn)行科學(xué)管理顯得尤為必要。物流系統(tǒng)管理是以物流過程整體為對象，對供應(yīng)、制造、銷售全過程中產(chǎn)品、服務(wù)及其相關(guān)信息的流動與儲存進(jìn)行規(guī)劃、執(zhí)行和控制的動態(tài)過程。
物流系統(tǒng)管理從20世紀(jì)70年代至今，主要經(jīng)歷了從企業(yè)物資各個系統(tǒng)的實(shí)體流動，到以先進(jìn)的生產(chǎn)模式為核心，集成管理整個供、產(chǎn)、銷系統(tǒng)的過程。目前物流系統(tǒng)管理的概念又進(jìn)一步發(fā)展，從單純針對物質(zhì)流的管理，向以物流系統(tǒng)中供應(yīng)商、制造商及分銷商協(xié)作關(guān)系為主要內(nèi)容的供應(yīng)鏈管理的方向發(fā)展，其宗旨是通過供應(yīng)鏈伙伴關(guān)系的建立與維護(hù)，減少不確定性帶來的風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)對市場的快速反應(yīng)能力。
